Le CODES 06 recrute un·e assistant·e de gestion administrative et financière

Sous la responsabilité de la direction du CODES 06, l’assistant·e de gestion administrative et financière assure la gestion quotidienne des activités administratives, en soutien à la direction, aux équipes opérationnelles et aux instances associatives. Il·elle veille à la qualité et à l'efficacité des processus internes, en lien avec les exigences organisationnelles, réglementaires et qualité.

Activités

Accueil

Accueil physique et téléphonique des partenaires, publics et visiteurs

Secrétariat général

Rédige et diffuse les courriers, documents internes
Archive les documents administratifs et garantit leur accessibilité
Gère les demandes d’adhésions

Gestion des instances associatives

Prépare les réunions des instances associatives (Bureau, CA, AG) : convocation, ordre du jour, émargement, réservation de salle, saisies documents préparatoires
Gère la mise en forme des documents de l’association : rapports d’activité, bilans, comptes rendus, notes de service, dossiers institutionnels
Assure la diffusion des comptes-rendus et procès-verbaux, leur archivage

Organisation des formations

Planifie les sessions de formation : réservations de salles, inscriptions, convocations
Assure le suivi administratif des formations : présences, conventions, attestations, évaluations
Coordonne avec les formateurs et règle les aspects logistiques
Utilisation du logiciel Digiforma pour l’organisation, le suivi qualité et la production documentaire

Organisation des colloques, journées départementales

Organise la logistique de l’évènement : gestion de la salle, équipements, restauration
Assure le suivi des participants avant, pendant et après l’évènement
Participe à l’évaluation du colloque

Gestion des Ressources Humaines

Prépare le suivi administratif des salariés pour la direction
Assure la réception des demandes de remboursements de frais de missions
Gère le suivi des convocations de la médecine du travail, de la mutuelle et prévoyance

Comptabilité et finances

Gère les factures fournisseurs : réception, traitement, suivi des paiements
Prépare les pièces comptables

Gestion des achats

Identifie les besoins en approvisionnement et effectue les commandes
Contrôle la réception des commandes et vérifie leur conformité

Rejoignez une équipe engagée pour la santé de tous !

Compétences et connaissances professionnelles

Connaissance des bases de gestion associative, administrative, comptable
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) et numériques
Maîtrise de Digiforma est un plus
Rigueur dans l'organisation et la gestion des priorités
Excellentes compétences rédactionnelles
Capacité à assurer la coordination logistique d’événements et à travailler en équipe
Capacité à gérer les échéances multiples avec méthode

Qualités Requises

Discrétion, confidentialité et fiabilité
Sens de l’accueil et du contact
Sens de l'organisation, rigueur et autonomie
Bon relationnel, esprit d’équipe, réactivité
Polyvalence et adaptabilité
Goût et intérêt pour le travail en équipe et en partenariat

Formation et expérience

Bac+2 minimum en gestion, administration, comptabilité ou équivalent
Expérience souhaitée dans une structure associative, sanitaire, sociale ou éducative
Une expérience en organisme de formation est un plus

Lieu d’exercice

Siège du CODES 06 – Nice (06)

Type de contrat

CDI – 3 mois période d’essai

Temps de travail

35h/semaine

Date de prise de poste souhaitée

Le 01 juillet 2025